Système de gestion documentaire

ZEENDOC : une solution de GED innovante et unique

ZEENDOC se distingue sur le marché par sa capacité à répondre précisément aux besoins des entreprises en matière de gestion documentaire. Avec plus de 385 000 utilisateurs en France et en Europe et un taux de satisfaction client de 94%, ZEENDOC s’impose comme la solution de choix pour les entreprises soucieuses d’efficacité et de sécurité.

Le processus de la GED fonctionne en quatres étapes :

L’acquisition : Il existe différentes méthodes pour intégrer un document électronique dans le système de gestion électronique des documents (GED) : il est possible de numériser un document papier, de créer un fichier numérique original ou d’intégrer des documents déjà existants, qu’ils aient été créés en interne ou reçus par échange informatique.
Le stockage : Ensuite, le logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) s’occupe de stocker en ligne et d’archiver les fichiers en fonction de leur nature (contenu, volume, durée légale de conservation), garantissant ainsi la sécurité des informations à chaque étape du processus.
La gestion : La gestion électronique des documents offre de nombreux bénéfices en matière de gestion documentaire. Elle assure l’organisation et le repérage des fichiers pour faciliter la recherche d’information et optimiser l’efficacité des équipes. De plus, la GED permet la mise en œuvre de fonctionnalités supplémentaires telles que des processus de travail automatisés ou l’intégration des données avec le logiciel comptable.
La diffusion des documents et des données d’entreprise : La mise en place d’un système de Gestion Electronique de Documents (GED) global facilite l’échange d’informations entre les membres d’une équipe. De plus, les sociétés ont la possibilité d’envoyer des documents par e-mail via la plateforme en ligne, voire de solliciter l’éditeur pour l’envoi de courriers à leur place.

En se basant sur les informations collectées lors de la phase initiale du projet de dématérialisation et en tenant compte des bénéfices escomptés de la Gestion Électronique des Documents, il est opportun de lancer une phase d’essai sur un service spécifique. Cette étape permettra d’évaluer l’impact de cette transition sur le traitement des données et les processus métier. Une fois cette période d’essai achevée, des ajustements pourront être apportés au contenu du logiciel de GED et une solution de dématérialisation appropriée pourra être sélectionnée. Il est possible d’opter pour une approche par service (un logiciel GED dédié à chaque service) ou pour un système transversal (un outil GED unique pour toute l’entreprise).

Gain de temps significatif : Réduction de 40% du temps consacré à la gestion documentaire.
Sécurité renforcée : Protocole AES pour le cryptage des données, avec sauvegardes redondantes dans des Data Centers français.
Personnalisation : solutions adaptées aux spécificités de chaque métier.
Engagement écologique : Une démarche bas carbone avec plus de 34 555 arbres plantés par Zeenplanet depuis 2020.

En intégrant ZEENDOC à votre stratégie d’entreprise avec TECB , vous faites le choix d’une solution de GED avancée, sécurisée et respectueuse de l’environnement, conçue pour maximiser votre productivité et protéger votre patrimoine documentaire. Découvrez comment ZEENDOC et TECB peuvent transformer la gestion documentaire de votre entreprise et vous propulser dans l’ère du numérique.

FAQ

Pourquoi est-il important de suivre les modifications apportées aux documents dans un système de GED ?

Les logiciels de gestion électronique de documents (GED/GEIDE) vous offrent la possibilité d’organiser et de centraliser vos fichiers papier et dématérialisés dans un environnement numérique. La mise en place de ces systèmes permet de traiter, collecter, stocker et gérer vos documents au sein de votre organisation, tout en conservant une trace de leur historique.

Comment choisir un système de GED adapté à ses besoins ?

Pour choisir un système de GED adapté, évaluez vos besoins spécifiques, analysez les fonctionnalités, évaluez l’interface utilisateur, vérifiez l’intégration avec d’autres outils, assurez la sécurité des données, considérez l’évolutivité et vérifiez le support et la formation proposés pour les entreprises dans le triangle Lille Roubaix Tourcoing.

Comment capturer des documents dans un système de GED ?

Les documents peuvent être capturés numériquement dans un système de GED par le biais de la numérisation ou de la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Comment les documents sont-ils indexés et recherchés dans un système de GED ?

Les documents sont généralement marqués avec des métadonnées, telles que des mots-clés et des informations sur l’auteur, pour permettre leur indexation et leur recherche dans un système de GED.

Comment un système de GED assure-t-il la sécurité des documents ?

Un système de GED permet de stocker les documents de manière sécurisée, en limitant l’accès aux utilisateurs autorisés seulement.