Signature électronique de documents

Facilitez vos processus avec la signature électronique

La signature électronique des contrats avec ZEENDOC représente une avancée majeure dans la digitalisation des processus d’affaires, offrant une alternative moderne et efficace à la gestion traditionnelle des contrats papier. Cette solution innovante permet aux entreprises d’envoyer, de signer numériquement et de gérer leurs contrats de manière entièrement dématérialisée, simplifiant ainsi les interactions avec les clients et optimisant les flux de travail internes.

L’envoi : Le processus commence directement dans ZEENDOC, où vous sélectionnez le document à signer, indiquez les signataires et envoyez un exemplaire par email. Cette étape initiale est simplifiée grâce à l’intégration de ZEENDOC, permettant une gestion documentaire et une préparation des contrats à signer dans un environnement unique et sécurisé.

La Signature : Chaque signataire reçoit un email contenant un lien sécurisé vers le contrat à signer. Un code d’authentification, envoyé par SMS, assure la vérification de l’identité du signataire, qui peut alors accéder au document et initier le processus de signature électronique depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Cette méthode garantit non seulement la sécurité mais aussi la facilité d’accès, sans nécessité d’installation préalable.

Le Suivi et la Gestion : Une fois le contrat signé numériquement par tous les destinataires, l’émetteur reçoit une notification en temps réel. Le document est ensuite automatiquement archivé dans ZEENDOC, assurant une conservation sécurisée et un accès facile pour référence future.

La solution Zeen Signature de ZEENDOC offre de multiples avantages, tant pour l’entreprise que pour ses clients :

Réduction des délais de traitement : Les contrats sont reçus et signés en quelques minutes, accélérant considérablement les cycles de vente et de contractualisation.
Économie des déplacements : La nécessité de déplacements physiques pour la signature des contrats est éliminée, contribuant à une réduction des coûts et de l’empreinte carbone.
Simplification des processus : L’ensemble du processus de signature est dématérialisé, éliminant le besoin d’imprimer, de signer manuellement et de renvoyer les contrats par voie postale.
Sécurité des échanges : Les accès cryptés et sécurisés, couplés à l’authentification par SMS, assurent la protection des données sensibles.
Suivi efficace : La plateforme offre une visibilité complète sur le statut des contrats, permettant l’émission de relances si nécessaire.
Conformité légale : Zeen Signature respecte la législation française et européenne en matière de signature électronique, assurant la validité juridique des contrats signés.

En adoptant Zeen Signature de ZEENDOC pour la signature électronique des contrats, les entreprises de Lille ,Roubaix, Tourcoing franchissent un pas significatif vers la digitalisation de leurs processus administratifs et juridiques. Cette solution commercialisée par TECB apporte non seulement des gains en termes de temps et de coûts mais renforce également la sécurité et la conformité des échanges contractuels. ZEENDOC s’impose ainsi comme un partenaire clé pour les entreprises en quête d’efficacité et de modernité dans la gestion de leurs contrats.

Accessibilité instantanée : Les documents numérisés et classés sont accessibles en quelques secondes, facilitant la gestion quotidienne des informations.
Réduction des coûts : La dématérialisation des documents avec ZEENDOC permet de réaliser des économies significatives en termes de coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage physique.
Sécurité et conformité : ZEENDOC assure la protection et la sécurisation des informations, répondant aux normes les plus strictes en matière de confidentialité et de conformité légale.
Gain d’espace : L’archivage numérique libère de l’espace physique précédemment occupé par les documents papier, contribuant à un environnement de travail plus ordonné et efficace.
Traçabilité améliorée : La solution offre une traçabilité complète des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage, facilitant le suivi et la gestion des informations.

La solution d’archivage proposée par ZEENDOC représente une avancée significative dans la gestion des documents en entreprise. En simplifiant le stockage et la recherche des documents, ZEENDOC permet aux entreprises de toutes tailles dans la région haut de France, de gagner en efficacité et en productivité. Adopter ZEENDOC pour l’archivage des documents, c’est choisir une solution qui allie innovation, sécurité et simplicité, permettant à votre entreprise de se recentrer sur son cœur de métier tout en optimisant la gestion de ses informations.

FAQ

Pourquoi est-il important de suivre les modifications apportées aux documents dans un système de GED ?

Les logiciels de gestion électronique de documents (GED/GEIDE) vous offrent la possibilité d’organiser et de centraliser vos fichiers papier et dématérialisés dans un environnement numérique. La mise en place de ces systèmes permet de traiter, collecter, stocker et gérer vos documents au sein de votre organisation, tout en conservant une trace de leur historique.

Comment choisir un système de GED adapté à ses besoins ?

Pour choisir un système de GED adapté, évaluez vos besoins spécifiques, analysez les fonctionnalités, évaluez l’interface utilisateur, vérifiez l’intégration avec d’autres outils, assurez la sécurité des données, considérez l’évolutivité et vérifiez le support et la formation proposés pour les entreprises dans le triangle Lille Roubaix Tourcoing.

Comment capturer des documents dans un système de GED ?

Les documents peuvent être capturés numériquement dans un système de GED par le biais de la numérisation ou de la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Comment les documents sont-ils indexés et recherchés dans un système de GED ?

Les documents sont généralement marqués avec des métadonnées, telles que des mots-clés et des informations sur l’auteur, pour permettre leur indexation et leur recherche dans un système de GED.

Comment un système de GED assure-t-il la sécurité des documents ?

Un système de GED permet de stocker les documents de manière sécurisée, en limitant l’accès aux utilisateurs autorisés seulement.