Notes de frais

Passez à la digitalisation de vos notes de frais !

La gestion des notes de frais représente un défi quotidien pour les entreprises, en particulier pour celles qui ont une forte activité en déplacement. ZEENDOC, avec sa solution mobile dédiée à la gestion des notes de frais, apporte une réponse innovante et efficace à cette problématique. Cette application mobile transforme radicalement l’approche traditionnelle de gestion des notes de frais, offrant simplicité, gain de temps, et réduction significative des risques d’erreur. Les retours d’expérience des entreprises ayant adopté cette solution sont unanimes quant à ses avantages indéniables, rendant l’idée de revenir à des méthodes plus traditionnelles impensable.

L’application mobile ZEENDOC pour la gestion des notes de frais simplifie considérablement le processus de soumission et de traitement des dépenses :

Photographie des justificatifs : Les collaborateurs peuvent prendre en photo leurs justificatifs directement avec leur téléphone portable, éliminant ainsi le risque de perte de ces documents essentiels.
Envoi automatique dans ZEENDOC : Une fois photographiés, les justificatifs sont automatiquement envoyés et stockés dans ZEENDOC, assurant une centralisation et une sécurisation des données.
Partage immédiat des dépenses : Les dépenses sont immédiatement partagées avec l’entreprise, facilitant le suivi et le remboursement rapide des frais engagés.

La solution ZEENDOC pour les notes de frais se distingue par plusieurs fonctionnalités avancées qui optimisent la gestion comptable des dépenses :

Reconnaissance automatique des données comptables : ZEENDOC identifie automatiquement les informations clés telles que la date, les montants, et le prestataire, simplifiant le traitement comptable des notes de frais.

Gestion de l’affectation des frais : L’application permet une affectation précise des frais à des projets ou des départements spécifiques, offrant une visibilité claire sur les dépenses par activité.
Génération des écritures comptables : ZEENDOC facilite la comptabilisation des notes de frais en générant automatiquement les écritures comptables nécessaires, réduisant ainsi le temps consacré à cette tâche.

En adoptant ZEENDOC pour la gestion des notes de frais, les entreprises bénéficient d’une solution qui simplifie la vie des collaborateurs en déplacement tout en offrant aux services administratifs un outil puissant pour maîtriser et optimiser les dépenses. Cette approche moderne de la gestion des notes de frais contribue à une meilleure transparence financière et à une réduction significative du temps consacré à ces processus administratifs.

ZEENDOC s’impose ainsi comme un partenaire de choix pour les entreprises souhaitant moderniser leur gestion des notes de frais, en proposant une solution qui allie efficacité, sécurité, et simplicité d’utilisation. Découvrez comment TECB peut transformer la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise dans la région Lille Roubaix , Tourcoing et contribuer à une meilleure maîtrise de vos dépenses.

FAQ

Pourquoi est-il important de suivre les modifications apportées aux documents dans un système de GED ?

Les logiciels de gestion électronique de documents (GED/GEIDE) vous offrent la possibilité d’organiser et de centraliser vos fichiers papier et dématérialisés dans un environnement numérique. La mise en place de ces systèmes permet de traiter, collecter, stocker et gérer vos documents au sein de votre organisation, tout en conservant une trace de leur historique.

Comment choisir un système de GED adapté à ses besoins ?

Pour choisir un système de GED adapté, évaluez vos besoins spécifiques, analysez les fonctionnalités, évaluez l’interface utilisateur, vérifiez l’intégration avec d’autres outils, assurez la sécurité des données, considérez l’évolutivité et vérifiez le support et la formation proposés pour les entreprises dans le triangle Lille Roubaix Tourcoing.

Comment capturer des documents dans un système de GED ?

Les documents peuvent être capturés numériquement dans un système de GED par le biais de la numérisation ou de la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Comment les documents sont-ils indexés et recherchés dans un système de GED ?

Les documents sont généralement marqués avec des métadonnées, telles que des mots-clés et des informations sur l’auteur, pour permettre leur indexation et leur recherche dans un système de GED.

Comment un système de GED assure-t-il la sécurité des documents ?

Un système de GED permet de stocker les documents de manière sécurisée, en limitant l’accès aux utilisateurs autorisés seulement.