Archivage sécurisé des données documentaires

Archivez vos documents avec ZEENDOC !

Le stockage et la recherche efficaces des documents sont devenus des enjeux cruciaux pour l’efficacité et la productivité des entreprises. Face à ces défis, ZEENDOC propose une solution d’archivage innovante qui transforme la gestion documentaire en entreprise, rendant le processus de recherche et de stockage des documents à la fois rapide et intuitif.

Les collaborateurs consacrent une part significative de leur temps de travail à la recherche de documents mal classés ou archivés de manière incohérente. ZEENDOC répond à cette problématique en offrant une solution qui permet non seulement d’archiver efficacement les documents mais aussi de les retrouver instantanément. Grâce à la numérisation et au classement automatique dans une base documentaire unique, ZEENDOC rend l’ensemble des informations contenues dans les documents accessibles en un clic.

Avec ZEENDOC, le temps passé par les collaborateurs à archiver et rechercher des documents est considérablement réduit. Cette optimisation permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, améliorant ainsi la productivité globale de l’entreprise. La capacité de retrouver rapidement les documents nécessaires, quand ils en ont besoin, représente un avantage compétitif majeur pour les entreprises dans un environnement de travail de plus en plus rapide et exigeant.

Accessibilité instantanée : Les documents numérisés et classés sont accessibles en quelques secondes, facilitant la gestion quotidienne des informations.
Réduction des coûts : La dématérialisation des documents avec ZEENDOC permet de réaliser des économies significatives en termes de coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage physique.
Sécurité et conformité : ZEENDOC assure la protection et la sécurisation des informations, répondant aux normes les plus strictes en matière de confidentialité et de conformité légale.
Gain d’espace : L’archivage numérique libère de l’espace physique précédemment occupé par les documents papier, contribuant à un environnement de travail plus ordonné et efficace.
Traçabilité améliorée : La solution offre une traçabilité complète des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage, facilitant le suivi et la gestion des informations.

La solution d’archivage proposée par ZEENDOC représente une avancée significative dans la gestion des documents en entreprise. En simplifiant le stockage et la recherche des documents, ZEENDOC permet aux entreprises de toutes tailles dans la région haut de France, de gagner en efficacité et en productivité. Adopter ZEENDOC pour l’archivage des documents, c’est choisir une solution qui allie innovation, sécurité et simplicité, permettant à votre entreprise de se recentrer sur son cœur de métier tout en optimisant la gestion de ses informations.

FAQ

Pourquoi est-il important de suivre les modifications apportées aux documents dans un système de GED ?

Les logiciels de gestion électronique de documents (GED/GEIDE) vous offrent la possibilité d’organiser et de centraliser vos fichiers papier et dématérialisés dans un environnement numérique. La mise en place de ces systèmes permet de traiter, collecter, stocker et gérer vos documents au sein de votre organisation, tout en conservant une trace de leur historique.

Comment choisir un système de GED adapté à ses besoins ?

Pour choisir un système de GED adapté, évaluez vos besoins spécifiques, analysez les fonctionnalités, évaluez l’interface utilisateur, vérifiez l’intégration avec d’autres outils, assurez la sécurité des données, considérez l’évolutivité et vérifiez le support et la formation proposés pour les entreprises dans le triangle Lille Roubaix Tourcoing.

Comment capturer des documents dans un système de GED ?

Les documents peuvent être capturés numériquement dans un système de GED par le biais de la numérisation ou de la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Comment les documents sont-ils indexés et recherchés dans un système de GED ?

Les documents sont généralement marqués avec des métadonnées, telles que des mots-clés et des informations sur l’auteur, pour permettre leur indexation et leur recherche dans un système de GED.

Comment un système de GED assure-t-il la sécurité des documents ?

Un système de GED permet de stocker les documents de manière sécurisée, en limitant l’accès aux utilisateurs autorisés seulement.