Système de gestion documentaire

Le processus de la GED fonctionne en quatres étapes :  

• L’acquisition : Il existe différentes méthodes pour intégrer un document électronique dans le système de gestion électronique des documents (GED) : il est possible de numériser un document papier, de créer un fichier numérique original ou d’intégrer des documents déjà existants, qu’ils aient été créés en interne ou reçus par échange informatique. 
• Le stockage : Ensuite, le logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) s’occupe de stocker en ligne et d’archiver les fichiers en fonction de leur nature (contenu, volume, durée légale de conservation), garantissant ainsi la sécurité des informations à chaque étape du processus. 
• La gestion : La gestion électronique des documents offre de nombreux bénéfices en matière de gestion documentaire. Elle assure l’organisation et le repérage des fichiers pour faciliter la recherche d’information et optimiser l’efficacité des équipes. De plus, la GED permet la mise en œuvre de fonctionnalités supplémentaires telles que des processus de travail automatisés ou l’intégration des données avec le logiciel comptable. 
• La diffusion des documents et des données d’entreprise : La mise en place d’un système de Gestion Electronique de Documents (GED) global facilite l’échange d’informations entre les membres d’une équipe. De plus, les sociétés ont la possibilité d’envoyer des documents par e-mail via la plateforme en ligne, voire de solliciter l’éditeur pour l’envoi de courriers à leur place.