Votre entreprise génère des documents à un rythme effréné : factures, contrats, courriers… La gestion de ces flux d’information peut rapidement devenir un casse-tête, notamment lorsque l’on continue à utiliser des méthodes manuelles. Et si une solution existait pour centraliser, sécuriser et automatiser ces tâches ? La GED en entreprise se présente comme la réponse idéale aux besoins modernes actuels. Découvrez pourquoi la mise en place d’une GED est un levier de performance pour votre organisation.
Qu’est-ce que la Gestion Électronique de Documents ?
La Gestion Électronique de Documents définit un système informatique permettant de numériser, classer, stocker, partager et sécuriser les documents de manière électronique. Grâce à des logiciels spécialisés, la GED simplifie le traitement des documents comme les courriers, les factures, les contrats ou tout autre type de fichier.
Ses objectifs principaux sont d’éliminer la paperasse, de faciliter l’accès à l’information et de centraliser toutes les données sur une plateforme unique et sécurisée.
Comment fonctionne la GED ?
Le processus de GED commence souvent par la numérisation des documents papier. Une fois numérisés, ces fichiers sont indexés à l’aide de métadonnées (informations permettant d’identifier et de rechercher le document) et stockés dans une base de données.
Les utilisateurs peuvent alors accéder aux documents, les partager ou les modifier en temps réel. De plus, il y a une traçabilité des actions effectuées.
Les avantages de la mise en place de la GED pour votre entreprise
1. Gain de temps et d’efficacité
L’un des principaux avantages de la GED est la rapidité d’accès aux informations. En quelques clics, il est possible de retrouver un document précis sans avoir à fouiller dans des archives physiques ou des classeurs. Ce gain de temps se traduit par une productivité des équipes. Ils peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Par exemple, un employé cherchant un contrat de partenariat datant de plusieurs mois pourra y accéder instantanément grâce à une recherche par mots-clés. Ce processus, qui aurait pris plusieurs heures en version papier, ne prendra que quelques secondes avec un bon logiciel de GED.
2. Réduction des coûts
Opter pour une Gestion Électronique de Documents permet également de réaliser des économies significatives. En particulier l’utilisation du papier, des imprimantes et de l’espace de stockage physique, votre entreprise diminue ses coûts opérationnels. De plus, la GED permet d’éviter les frais liés à la perte ou à la mauvaise gestion des documents.
Selon une enquête de l’AIM (Association for Information and Image Management), les entreprises qui adoptent cette solution voient souvent une diminution de leurs dépenses liées à l’impression et à la gestion des archives jusqu’ à 40%. À long terme, cet investissement se révèle très rentable.
3. Sécurité et conformité
La sécurité des données est une préoccupation majeure pour les entreprises, notamment lorsqu’il s’agit de données sensibles ou confidentielles. La GED propose des solutions de sécurisation avancées, telles que le cryptage des fichiers, l’autorisation d’accès spécifiques et les sauvegardes automatiques.
De plus, elle permet de se conformer aux normes légales et réglementaires en vigueur, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en Europe. Grâce à une traçabilité complète des documents, les entreprises peuvent prouver qu’elles gèrent les informations de manière transparente et sécurisée.
4. Collaboration facilitée
La collaboration est essentielle dans un environnement professionnel moderne. Avec la GED, plusieurs utilisateurs peuvent consulter, modifier ou commenter un document simultanément, quel que soit leur emplacement géographique. Cela simplifie le travail à distance et permet aux équipes de rester connectées et productives. Par exemple, un employé en télétravail peut accéder aux mêmes fichiers que ses collègues au bureau.
5. Impact écologique
La dématérialisation des documents s’inscrit aussi dans une démarche écoresponsable. En limitant l’utilisation du papier, des encres et des équipements de bureau, les entreprises peuvent réduire leur empreinte carbone. Opter pour une GED contribue donc à la protection de l’environnement, ce qui va valoriser l’image d’une entreprise soucieuse des enjeux écologiques.
Les entreprises souhaitant afficher un engagement envers la durabilité et l’écologie trouveront dans la GED une solution cohérente avec leurs valeurs.
La gestion des documents sans GED : les risques
L’absence de GED dans une entreprise peut entraîner de nombreux risques.
1. Perte de documents
Dans une entreprise sans système de GED, les documents papier sont souvent égarés ou détruits par inadvertance. La perte de documents importants peut avoir des conséquences graves sur la continuité des affaires, notamment lors de litiges ou d’audits.
2. Manque de traçabilité
Sans GED, il devient difficile de savoir qui a accédé ou modifié un document, et quand. Ce manque de traçabilité peut poser des problèmes de responsabilité et de sécurité.
3. Temps de traitement plus long
Le temps perdu à rechercher des documents dans des classeurs ou à effectuer manuellement des tâches administratives ralentit les processus internes, entraînant des retards dans la prise de décisions et la réalisation de projets.
Comment choisir le bon système de Gestion Électronique de Documents ?
1. Facilité d’utilisation
Le logiciel de GED doit être intuitif et facile à prendre en main pour l’ensemble de vos employés.
2. Fonctionnalités adaptées
Il faut choisir une GED proposant des fonctionnalités adaptées : la gestion des workflows, la compatibilité avec d’autres outils de l’entreprise, ou encore des solutions de signature électronique.
3. Sécurité renforcée
Assurez-vous que la solution choisie offre des options de sécurité avancées, telles que l’authentification à deux facteurs, le cryptage des fichiers et la possibilité de définir des autorisations d’accès spécifiques.
Une solution de GED, un atout incontournable pour votre entreprise
Dans un contexte où la digitalisation et l’optimisation des processus internes sont au cœur des stratégies d’entreprise, la Gestion Électronique de Documents apparaît comme une solution incontournable. En plus de gagner en efficacité, de réduire les coûts et de renforcer la sécurité, elle offre également une flexibilité et une traçabilité accrue.
Que vous soyez une petite entreprise cherchant à améliorer ses processus ou une grande structure souhaitant gérer un flux documentaire important, la mise en place d’une GED représente un investissement stratégique qui vous apportera des bénéfices à court et à long terme. Nous nous engageons à vous proposer la meilleure solution de GED pour votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter pour vous accompagner dans cette démarche numérique !
