Vous en avez assez de vous noyer dans une mer de documents papier et de vous battre pour que votre entreprise reste organisée ? La gestion électronique des documents (GED) est peut-être la solution que vous recherchez.
Les petites et moyennes entreprises (PME) sont souvent débordées par le volume de documents qu’elles génèrent et qu’elles doivent stocker. Les méthodes traditionnelles de gestion des documents peuvent être longues, coûteuses et sujettes aux erreurs. Cependant, avec l’avènement de la technologie, les PME ont désormais accès à des systèmes de gestion électronique des documents qui peuvent révolutionner leurs activités.
Depuis plus de 15 ans, TECB met à profit son expertise en matière de gestion documentaire pour aider ses clients à rationaliser leurs flux d’information. TECB a choisi ZEENDOC pour la mise en place d’un système de gestion électronique des documents (GED) afin d’offrir de nombreux avantages aux petites et moyennes entreprises de la région de Lille. Dans cet article, nous allons explorer les différents avantages de la GED et la façon dont elle peut transformer votre entreprise pour le mieux.
Gestion Électronique des Documents : Définition
La gestion électronique des documents (GED) est un système informatisé de gestion des documents au format numérique. Elle fonctionne en intégrant des progiciels d’entreprise spécifiquement conçus pour faciliter et rendre plus efficace la création, l’édition, le stockage et la récupération des documents. Les systèmes de GED sont souvent très conviviaux et prennent en charge les appareils mobiles, tels que les smartphones et les tablettes.
Par rapport aux systèmes de gestion de documents sur papier, la GED offre des avantages significatifs en termes de rentabilité, de sécurité et d’efficacité. La numérisation des documents papier permet leur accessibilité sur plusieurs sites ainsi que la dématérialisation des processus métier connexes tels que l’archivage, les fonctions de recherche et le contrôle de la sécurité de l’information. Cette automatisation permet également de réduire considérablement le travail manuel tout en optimisant les processus de flux de travail.
En outre, de nombreux systèmes de GED fournissent des outils permettant d’étiqueter de grandes quantités de documents à l’aide de mots-clés afin de les rendre facilement consultables par des utilisateurs disposant de droits d’accès spécifiques. Cela permet non seulement de gagner en rapidité mais aussi en précision lors de tâches connexes telles que le référencement ou l’analyse de données.
La GED, touche essentielle de simplification et de flexibilité pour les PME !
La GED, ou gestion électronique des documents, est un outil essentiel pour les PME de la région de Roubaix, qui permet de rationaliser les opérations commerciales et d’accroître la flexibilité de l’organisation. En fournissant un référentiel central de tous les documents dans leur version la plus récente, la GED facilite la recherche, la modification ou le contrôle des informations sans avoir à gérer manuellement les piles de documents. Elle permet également la collaboration entre les différents services de l’organisation en leur donnant accès au même ensemble de documents.
En outre, la GED permet d’effectuer automatiquement des tâches communes telles que l’indexation et l’archivage des documents, ce qui réduit considérablement le temps consacré à des activités banales. Il en résulte une plus grande efficacité et une meilleure expérience client. L’automatisation garantit la précision puisque chaque tâche est automatisée selon des règles prédéfinies, ce qui permet d’éviter les erreurs manuelles. Grâce à la GED, les PME peuvent produire rapidement des documents de haute qualité tout en étant en mesure de répondre instantanément avec des informations actualisées. Toutes ces caractéristiques font de la GED une touche essentielle de simplification et de flexibilité pour les petites entreprises qui ont besoin de ce type de soutien.
Pour accompagner votre transformation digitale, TECB a sélectionné les meilleures solutions de ZEENDOC.
- Les fiches de paie sont émises sur un portail sécurisé, permettant aux employés d’accéder à leurs fiches de paie pendant 50 ans grâce au coffre-fort numérique, conformément aux exigences légales.
- La saisie automatique des factures des fournisseurs et l’intégration dans le logiciel de comptabilité permettent de gagner du temps. La traçabilité et une piste d’audit fiable sont des facteurs importants.
- Les factures des clients sont envoyées par e-mail, avec un espace personnalisé créé pour chaque client si nécessaire. L’accusé de réception de la facture du client peut être suivi en ligne. Les factures des clients sont automatiquement introduites dans Chorus Pro.
Pourquoi choisir la solution ZEENDOC pour les solutions GED à disposition des PME ?
ZEENDOC est le choix idéal pour les solutions de gestion électronique de documents (GED) destinées aux PME, en raison de ses multiples avantages. Tout d’abord, cette solution offre une convivialité exceptionnelle, ce qui facilite grandement son intégration et son utilisation au sein des entreprises de petite et moyenne taille. Avec une interface intuitive, ZEENDOC permet une prise en main rapide, minimisant ainsi les besoins en formation pour les employés. De plus, cette plateforme GED est hautement personnalisable, ce qui permet aux PME de l’adapter en fonction de leurs besoins spécifiques. Elle offre également des fonctionnalités avancées de recherche et d’indexation, permettant aux entreprises de retrouver facilement et rapidement les documents importants, ce qui améliore considérablement l’efficacité et la productivité globale.
L’offre de GED en région Nord Pas de Calais prête à l’emploi est une solution rentable et facile à mettre en œuvre pour les petites entreprises. Il ne nécessite qu’une installation initiale et des coûts de maintenance continue. Pour celles qui ont des besoins plus complexes ou des responsabilités opérationnelles plus lourdes, une équipe de développement interne peut s’avérer nécessaire pour assurer la sécurité et l’efficacité des opérations. Une autre option consiste à utiliser un logiciel libre, qui offre une alternative rentable et nécessite des connaissances techniques suffisantes pour l’installation et la configuration.
Enfin, ZEENDOC est réputé pour sa sécurité robuste, garantissant ainsi la confidentialité et l’intégrité des données sensibles des PME près de Arras. En choisissant ZEENDOC, les PME optent pour une solution GED complète, simple à utiliser, personnalisable et sécurisée, qui répond parfaitement à leurs besoins en matière de gestion documentaire. En fin de compte, l’option la plus appropriée doit toujours correspondre à la taille et à la sensibilité des informations de l’entreprise en question. C’est la raison pour laquelle TECB a choisi ZEENDOC, une application exclusive de GED, qui offre un accès rapide aux informations souhaitées, une distribution transparente des documents et une collaboration avec les collègues et les partenaires.
L’avantage de l’utilisation de la signature électronique pour les PME
L’utilisation de la signature électronique offre de nombreux avantages aux petites et moyennes entreprises (PME). Tout d’abord, elle simplifie et accélère considérablement les processus administratifs. Les PME sont souvent confrontées à des tâches chronophages liées à la gestion de documents et aux signatures manuelles. Grâce à la signature électronique, ces entreprises peuvent désormais automatiser la signature de contrats, d’accords commerciaux et d’autres documents importants. Cela permet de gagner un temps précieux, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de se concentrer sur les activités essentielles de l’entreprise.
En outre, l’utilisation de la signature électronique renforce également la sécurité des transactions pour les PME. Les solutions de signature électronique avancées offrent des mécanismes de cryptage robustes et d’authentification des signataires, garantissant ainsi l’intégrité et la confidentialité des documents. Les risques liés à la falsification de signatures ou à la perte de documents physiques sont ainsi grandement réduits. Les PME peuvent donc avoir davantage confiance dans leurs transactions commerciales et établir des relations de confiance avec leurs partenaires et clients.
Enfin, la signature électronique favorise la transition vers un environnement de travail plus durable et écologique pour les PME. En éliminant le besoin de papier et d’impression, ces entreprises peuvent contribuer à réduire leur empreinte environnementale. Moins de papier signifie également une diminution des coûts liés à l’achat de fournitures de bureau, ce qui est un avantage financier supplémentaire pour les PME. En adoptant la signature électronique, ces entreprises montrent leur engagement envers la durabilité tout en bénéficiant d’une solution pratique et innovante pour leurs besoins en gestion de documents.
Conclusion
Il est indéniable que la Gestion Électronique de Documents (GED) offre des avantages considérables aux petites et moyennes entreprises (PME). Grâce à l’automatisation des processus administratifs, à la sécurité renforcée des transactions et à la transition vers une approche plus durable, les PME peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle et leur compétitivité sur le marché. Cependant, pour tirer pleinement parti de ces bénéfices, il est essentiel de choisir la bonne solution GED.
C’est là que la société TECB à Lille se distingue en tant que partenaire idéal pour les PME à la recherche d’une gestion documentaire efficace et sur mesure. Forte de son expertise dans le domaine, TECB à Lille propose une solution GED de premier ordre, adaptée aux besoins spécifiques des PME, comme en témoigne son partenariat avec de nombreuses entreprises prospères. En optant pour la GED proposée par « TECB à Lille », les PME peuvent être assurées de bénéficier d’un service de qualité, d’un support technique de haut niveau et de la garantie d’une transition réussie vers une gestion documentaire moderne et performante.
