La gestion électronique de documents (GED) est un levier puissant pour améliorer la productivité et optimiser le traitement des informations dans une entreprise. Pourtant, sa mise en place comporte des pièges courants qui peuvent nuire à l’efficacité du système. Si vous êtes une PME ou une organisation souhaitant profiter pleinement des avantages de la GED, voici les 5 erreurs les plus fréquentes à éviter.
Absence de stratégie claire dès le départ
L’une des erreurs les plus coûteuses est de se lancer dans la mise en place d’un système de GED sans avoir d’abord défini une stratégie claire. La GED ne consiste pas seulement à numériser des documents. Il s’agit de comprendre les flux documentaires spécifiques à votre entreprise, de définir des objectifs précis et d’établir des critères de succès.
Pour éviter cette erreur, analysez vos besoins spécifiques et déterminez les types de documents à gérer, les utilisateurs concernés et les processus à automatiser. Une stratégie bien définie garantira que votre système de GED sera aligné avec les objectifs de votre entreprise.
Pour déterminer la stratégie, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Quels documents doivent être numérisés et gérés ?
- Quels sont les documents les plus critiques pour le fonctionnement de l’entreprise ?
- Qui aura accès aux documents, et sous quelle forme ?
- Quels processus doivent être automatisés pour réduire les tâches manuelles ?
- Quels sont les résultats attendus en termes de productivité et de réduction des coûts ?
Choisir une solution de GED inadaptée à votre organisation
Le choix d’une solution de GED est crucial. De nombreuses entreprises optent pour des solutions qui ne correspondent pas à leur taille, à leurs processus, ou qui manquent de flexibilité pour évoluer avec elles. Une solution trop complexe ou trop coûteuse pour une PME, par exemple, peut ralentir le processus de transition numérique. Une solution très simple ne pourrait pas répondre aux besoins d’une grande entreprise.
Pour éviter cette erreur, évaluez minutieusement les solutions disponibles. Assurez-vous que la solution choisie s’adapte à vos besoins actuels et futurs, qu’elle soit facile à utiliser pour vos employés, et qu’elle offre les fonctionnalités indispensables à votre entreprise.
Pour choisir la solution idéale pour votre organisation, considérez ces points clés :
- Flexibilité et capacité à évoluer avec votre entreprise
- Interface intuitive et facilité d’utilisation pour tous les employés
- Capacité de stockage et gestion des volumes de données
- Fonctionnalités de recherche avancée
- Intégration avec vos systèmes existants (comptabilité, ERP, CRM, etc.)
Sous-estimer l’importance de la formation des utilisateurs
Un logiciel performant ne sert à rien si vos équipes ne savent pas s’en servir correctement. Beaucoup d’entreprises négligent la formation des utilisateurs, ce qui entraîne une faible adoption de la GED et, dans certains cas, un retour aux méthodes manuelles. Les bénéfices attendus ne correspondent pas aux attentes.
Pour maximiser l’adoption de la GED, préparez un plan de formation adapté aux compétences de vos employés. Une formation continue, assortie d’un support technique, permettra à vos collaborateurs de maîtriser l’outil et d’en tirer pleinement parti.
Voici quelques bonnes pratiques pour la formation GED :
- Proposez des sessions de formation adaptées au niveau de chaque utilisateur
- Fournissez des ressources de support (guides, FAQ, vidéos)
- Mettez en place un accompagnement personnalisé en cas de problème
Ne pas sécuriser correctement les documents
La sécurité des documents est un aspect primordial de la gestion électronique. Négliger la mise en place de mesures de protection adéquates expose vos informations à des risques de piratage, de perte de données ou de fuites d’informations sensibles.
Assurez-vous que votre solution de GED intègre des fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le chiffrement, la gestion des accès et des permissions, ainsi que des audits réguliers. De plus, veillez à ce que les documents soient sauvegardés régulièrement afin de minimiser les risques de perte en cas d’incident.
Pour maximiser les mesures de sécurité, vous pouvez mettre en place :
- Le chiffrement des documents sensibles
- La limitation des accès en fonction des rôles des utilisateurs
- Le système de sauvegarde et de récupération des données
Ignorer la gestion des versions des documents
La gestion des versions est une fonctionnalité essentielle qui est souvent négligée lors de la mise en place d’un système de GED. Sans gestion des versions, il devient difficile de suivre les modifications apportées aux documents, ce qui peut entraîner des erreurs, des doublons, voire des confusions parmi les utilisateurs.
Pour éviter cette erreur, assurez-vous que votre système de GED gère correctement les versions des documents. Cela vous permettra de garder une trace de toutes les modifications, d’éviter les pertes de données, et de garantir que vos équipes travaillent toujours sur la version la plus récente.
Une bonne gestion des versions permet d’avoir :
- Un suivi des modifications pour une transparence accrue
- Une réduction des risques d’erreurs et de doublons
- Une meilleure collaboration entre les équipes
La gestion électronique de documents peut transformer votre organisation en vous aidant à gagner en efficacité et à améliorer la sécurité des informations. Cependant, pour en tirer tous les bénéfices, il est essentiel d’éviter les erreurs courantes comme l’absence de stratégie, le choix d’une solution inadaptée, le manque de formation, la négligence en matière de sécurité et la mauvaise gestion des versions. En prenant ces aspects en compte, votre entreprise pourra mettre en place un système de GED performant et durable, qui soutiendra votre croissance et votre transformation numérique.
TECB vous accompagne dans les étapes nécessaires dans le choix et l’intégration de la solution de gestion électronique de documents qui correspondra le mieux à vos besoins. Contactez-nous dès maintenant et assurez-vous qu’il n’y aura pas d’erreur dans votre système GED !
